Parmi les outils de pilotage de la e-logistique, le WMS (Warehouse Management System) est un incontournable. En effet, il semble impensable d’avoir une Supply Chain performante et rentable sans une gestion globale de l’entrepôt, ce que permet un logiciel WMS. Cela est d’autant plus vrai pour les entreprises e-commerce, pour lesquelles les entrepôts sont le lieu central de stockage, de préparation des commandes, de retours des articles, etc.
Grâce à des fonctionnalités diverses allant de la réception des marchandises en entrepôt à leur expédition, ce type de système a l’avantage de fournir une gestion cohérente de la logistique. Envie d’en savoir plus ? On vous explique les avantages et le fonctionnement d’un WMS, sans oublier les critères de choix pour mettre en place celui qui conviendra le mieux à votre activité.
Pourquoi utiliser un Warehouse Management System ?
Un WMS a pour vocation d’aider les responsables logistiques et les salariés de l’entrepôt à optimiser la Supply Chain. Cette gestion est d’une importance cruciale pour les acteurs du e-commerce, afin de réduire les coûts et d’obtenir la meilleure marge possible. En effet, la e-logistique implique des coûts nombreux (stockage des marchandises, revenus des salariés qui préparent les commandes, frais de transport, etc.), mais présente aussi un fort potentiel d’optimisation à plusieurs niveaux. C’est par exemple le cas :
- de la gestion des stocks optimisée, pour disposer de la bonne quantité de produits à tout moment et pour limiter les coûts en répondant à la demande ;
- du picking et de la préparation des commandes plus rapides, pour offrir les meilleurs délais de livraison ;
- d’un meilleur contrôle des commandes préparées, pour éviter les retours de produits et garantir la qualité ;
- d’un suivi précis des colis expédiés, afin d’informer en temps réel les clients;
Tout cela doit permettre de répondre aux enjeux auxquels font aujourd’hui face les e-commerçants : livrer le plus vite possible, à un coût minimal, en offrant un service de qualité et en prenant en considération les préoccupations environnementales. Face à un tel défi, le WMS est un outil devenu indispensable. Plus qu’un simple logiciel, il permet de trouver des solutions pour optimiser chaque maillon de la Supply Chain au sein de l’entrepôt, avec pour objectif final de séduire de plus en plus de consommateurs.
Bien qu’un tel outil représente un investissement assez important (de quelques milliers d’euros à plus de 100 000 euros), il pourra offrir un retour sur investissement particulièrement intéressant et facilitera autant le travail du personnel de l’entrepôt que des décisionnaires logistiques.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’entrepôt ?
Vous l’aurez compris, un Warehouse Management System est une solution tout-en-un, qui assiste l’équipe logistique dans la gestion des opérations de l’entrepôt. Mais comment fonctionne-t-il concrètement et avec quelles données parvient-il à rendre la e-logistique plus performante ?
La fonction de réception des marchandises
Quand on parle de logistique e-commerce, on pense généralement aux processus qui permettent d’expédier efficacement les colis. Toutefois, il ne faut pas oublier qu’avant d’envoyer les produits, il faut d’abord les réceptionner en entrepôt, qu’ils viennent directement d’une usine de production ou d’un quelconque revendeur. Au sein d’un logiciel WMS, on trouve ainsi une fonctionnalité qui permet de gérer la réception des articles. Cela permet d’ajuster automatiquement les stocks en temps réel et de faire le point sur les produits manquants.
La gestion des flux entrants via le WMS permet aussi de s’intéresser aux retours des articles par les clients. Une telle fonctionnalité est indispensable pour que les retours ne soient plus une contrainte et qu’ils soient parfaitement intégrés à la chaîne logistique. Grâce au WMS, le traitement des retours peut être simplifié, avec notamment l’automatisation de certaines opérations : classification des produits retournés en fonction leur état, réaffectation dans l’entrepôt, mise à jour des stocks, etc.
La gestion des stocks
Pour disposer d’un approvisionnement optimal et pouvoir répondre à tout moment à la demande, il est essentiel que les stocks soient gérés de façon précise et en temps réel. Un Warehouse Management System offre cette possibilité, en mettant par exemple à jour le stock dès la réception des marchandises. Il permet aussi aux utilisateurs de savoir en quelques clics les produits qui sont en stock, leur localisation dans l’entrepôt et la date de réapprovisionnement prévue.
Intégré dans l’ERP, le logiciel de gestion d’entrepôt peut aussi transmettre ces informations à un autre logiciel, pour passer automatiquement des commandes auprès des fournisseurs lorsque le stock est jugé insuffisant. Cela permet de toujours avoir un approvisionnement optimal.
La fonction de gestion des stocks s’avère aussi utile pour déterminer l’emplacement le plus approprié pour tel ou tel produit. Le WMS permet ainsi d’optimiser l’espace et de réduire les coûts.
La préparation des commandes
Qu’il soit manuel ou entièrement automatisé, le processus de préparation des commandes peut être rendu plus efficace par le WMS. Il guide ainsi les salariés (ou les robots) dans les opérations de picking. Autrement dit, le logiciel peut créer l’itinéraire le plus efficient pour collecter les produits dans l’entrepôt, avant de les préparer pour l’envoi. Le logiciel fournit également toutes les informations utiles pour choisir le colisage le plus adapté et imprime les étiquettes ou bons de livraison. Résultat : une meilleure productivité et un travail facilité pour les salariés.
La fonction d’expédition des colis
Une fois les colis préparés, le rôle du WMS n’est pas terminé. Toutefois, il affecte les commandes à tel ou tel camion, de façon à optimiser le transport. Les salariés de l’entrepôt peuvent alors déplacer les colis vers le quai correspondant, avant de laisser la main aux transporteurs pour la livraison. Grâce aux informations collectées par le WMS et à celles apposées sur le colis, il est ensuite possible d’avoir une réelle traçabilité.
Le suivi des indicateurs-clés
Un WMS permet donc de gérer au quotidien tous les flux et opérations qui se déroulent au sein d’un entrepôt e-commerce. Néanmoins, pour bien piloter cette logistique, il faut pouvoir faire régulièrement le point sur les processus qui font défaut et qui devraient être encore améliorés. Un logiciel de gestion des entrepôts dispose d’une fonction pour faire la synthèse de toutes les informations qu’il exploite, afin de générer des rapports pertinents pour l’entreprise. Cela est indispensable pour prendre des décisions avisées et adapter au mieux l’utilisation de l’outil de gestion.
Comment choisir un WMS adapté aux spécificités de votre entreprise ?
Si tous les WMS ont des fonctionnalités de base similaires, ils peuvent se différencier sur bien d’autres critères. Trouver le WMS adéquat en fonction de votre activité est donc primordial, afin de disposer de toutes les fonctions nécessaires, sans pour autant vous encombrer d’outils non pertinents. Pour faire le bon choix, il faut donc vous poser quelques questions, parmi lesquelles :
- le logiciel est-il bien adapté à la logistique spécifique au e-commerce ?
- est-il techniquement possible d’intégrer le WMS a l’ERP existant au sein de l’entreprise ?
- pour quelles tailles d’entreprise et d’entrepôt est prévue telle ou telle solution WMS ?
- le coût du WMS est-il juste et offrira-t-il un ROI suffisant ?
- dispose-t-il de fonctionnalités additionnelles importantes pour l’entreprise, comme la gestion multi-entrepôts, la personnalisation avancée, etc. ?
- l’interface est-elle facile d’utilisation ?
- l’entreprise qui édite le logiciel propose-t-elle des services complémentaires pour former les salariés, faciliter l’installation chez le client, ou faire des mises à jour régulières du logiciel ?
Pour choisir un WMS adapté, il faut donc envisager non seulement les fonctionnalités qui correspondent spécifiquement à votre activité, mais aussi penser aux contraintes techniques et à l’utilisation effective du logiciel au quotidien. Un WMS trop compliqué (ou trop simplifié), peu évolutif, ou encore mal configuré par rapport aux autres outils logistiques, commerciaux et financiers, ne constituera pas une véritable solution pour mieux piloter la e-logistique. Au contraire, il pourra même se révéler être un obstacle à l’optimisation de la Supply Chain, d’où l’importance de bien comprendre le fonctionnement de ce type d’outil et de prendre le temps d’étudier l’offre avant de se lancer avec un prestataire.
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